Kooperatiflerde ihaleler ve Şartları

İHALE NEDİR?

İhale, sözlük anlamıyla; Bir işi veya bir malı birçok istekli arasından en uygun koşullarda kabul edene bırakma, eksiltme veya arttırma işlemidir.
İhalelerde açıklık ve rekabetin sağlanması dolayısıyla kooperatifin ve Devletin menfaatinin korunması için, tarımsal amaçlı kooperatiflerin devlet tarafından destek gören alım, satım, hizmet, yapım, kira, trampa, mülkiyetin gayri aynî hak ve taşıma işlerinde bu ihale esasları kullanılır.
İhalelerde, ihalenin şeklini, türünü ve şartlarını belirleyen bir "ihale yetkilisi" bulunur.

KOOPERATİFLERDE İHALE YETKİLİSİ HANGİ ORGANDIR?

1163 Sayılı Kooperatifler Kanununa göre tarımsal amaçlı kooperatiflerde, genel kurulun yönetim kuruluna vereceği yetkiyle "ihale yetkilisi" görevi kooperatif yönetim kurulunundur.

İHALE USULLERİ NELERDİR?

Daha önce belirtilen işlerin ihalelerinde aşağıdaki ihale usulleri uygulanır.
a) Kapalı teklif usulü
b) Fiyat ve teklif isteme usulü
c) Açık teklif usulü
d) Pazarlık usulü
e) Yarışma usulü

Bu ihale usullerinin hepsi 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu ile ilgili mevzuatta ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Biz bu dersimizde bir ihale nasıl yapılır sorusunu ana hatlarıyla cevaplarken kapalı teklif ve açık teklif usulü ile ihale yöntemleri hakkında açıklama yapacağız.

KOOPERATİF İHALELERİNE KİMLER KATILABİLİR, KİMLER KATILAMAZLAR?

Aşağıda sayılanların dışında kalan, kanunî ikametgah sahibi olan, Türkiye'de tebligat için adres gösterebilen, gerekli nitelik ve yeterliği haiz bulunan, yeterli teminat ve belgeleri verebilecek kişiler ihalelere katılabilir.
Ancak ihaleyi yapan kooperatifin;
a) Yönetim kurulu başkanı ve üyeleri
b) İhale işlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar
c) (a) ve (b) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve sıhri hısımları ile bunların ortakları (bu şahısların yönetim kurullarında görevli olmadıkları anonim ortakları hariç) ihaleye katılamazlar.

ŞARTNAMELERDE HANGİ HUSUSLAR BELİRTİLİR?

İhale konusu işlerin her türlü özelliğini belirten şartname ve varsa ekleri kooperatifçe hazırlanır.
Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak özel ve teknik şartların yanında aşağıdaki hususların konulması mecburidir.
- İşin niteliği, nev'i ve miktarı ve kesin teminat şartları,
- Tahmin edilen bedeli, geçici teminat miktarı ve kesin teminat şartları,
- İşin yapılma yeri, teslim etme ve teslim alma şekli ve şartları,
- İşe başlama ve işi bitirme tarihi, gecikme halinde alınacak
cezalar,
- İsteklilerde aranılan şartlar ve belgeler,
- İhaleyi yapıp yapmamakta ve uygun bedeli tespitte kuruluşun serbest olduğu,
- İhale kararının, karar tarihinden itibaren en geç 7 iş günü içinde ihale yetkilisince onaylanacağı veya iptal edilebileceği,
- Vergi, resim ve harçlarla sözleşme giderlerinin kimin tarafından ödeneceği,
- Ödeme yeri ve şartlarıyla avans verilip verilemeyeceği verilecekse şartları ve miktarı,
- Sözleşme konusu işlerin malzeme veya birim fiyatlarındaki değişiklik nedeniyle eğer ödenecekse fiyat farkının ne şekilde ödeneceği,
- Süre uzatımı verilebilecek haller ve şartları
- İşin süresinden önce bitirilmesinde fayda görülen yapım işlerinde erken bitirme primi verilecekse miktarı, şartları ve ödeme şekli,
İhtilafların çözüm şekli.
İhalesi yapılacak her iş için onay belgesi hazırlanır. Bu belge ihale yetkilisi tarafından imzalanır. İhale yetkilisi yönetim kuruludur. Kooperatifin ikinci başkanının başkanlığında bir yönetim kurulu üyesi, kooperatif muhasebecisi ve bir ortaktan oluşan heyet yönetim kurulunca ihale komisyonu olarak görevlendirilir. Onay belgesinde; işin niteliği, tahmin edilen bedeli, ihalede uygulanacak usul, ilanın şekli, geçici teminat miktarı gibi konular belirtilir.

İHALE KONUSU İLGİLİLERE NASIL DUYURULUR?

İhale konusu olan işler, şartnamede belirtilen esaslar ilân yoluyla ilgililere duyurulur.
A- İhalenin yapılacağı yerdeki ilanlar;
- Günlük gazete çıkan yerlerde gazete ilanıyla,
- Gazete çıkmayan yerlerdeki ihalelerde ilgili kooperatifin binalarındaki ilan tahtasına, Muhtarlık ilan usulüne veya belediye yayın araçları ile yapılır (Bu işlemler bir tutanakla belgelenir).
B- Kooperatifler, işin önem ve özelliğine göre bu ilanları yurt içinde ve yurt dışında çıkan gazeteler veya öteki yayın araçları ile de yayımlanabilir.
İhale ilanlarının ilân ve ihale günü hariç olmak üzere 7, gün önce ve en az bir defa yapılması zorunludur.

İHALEYE KATILACAKLARDAN HANGİ ORANDA GEÇİCİ TEMİNAT İSTENİR?

İhaleye katılacak isteklilerden, ihale konusu olan işin tahmin edilen bedelinin % 3'ü oranında geçici teminat alınır. Bedel tahmini yapılmayan ihalelerde geçici teminat teklif edilen bedelin % 3'ünden az olamaz.
Geçici teminat isteyip istememekte yönetim kurulu (İhale yetkilisi)
yetkilidir.

TEKLİFLER NASIL DEĞERLENDİRİLİR?

Arttırmalı ihalelerde uygun bedel; tahmin edilen bedelden aşağı olmamak üzere teklif edilen bedellerin en yükseğidir.

Eksiltmeli ihalelerde uygun bedel; tahmin edilen bedeli geçmemek şartı ile teklif edilen bedellerin tercihe layık görülenidir.
Bedel tahmini yapılmadan fiyat ve teklif isteme usulü ile yapılan ihalelerde uygun bedel, teklif edilen bedellerden tercihe lâyık görülenidir. Ancak bu takdirde ihale, kooperatif yönetim kurulu onayı ile geçerli sayılır.
İhale Komisyonu, gerekçesini belirtmek suretiyle ihaleyi yapıp yapmamakta serbesttir. Komisyonların ihaleyi yapmama kararı kesindir.

İHALE KARARLARI NASIL ALINIR?

İhale komisyonunda alınan kararlarda isteklilerin isimleri, adresleri, teklif ettikleri bedeller, ihalenin hangi tarihte ve hangi istekli üzerine, hangi gerçeklerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilerek komisyon başkan ve üyelerinin adları soyadları ve esas görevleri yazılarak imzalanır.
İhale komisyonu tarafından alınan ihale kararları, ihale yetkilisince karar tarihinden itibaren en geç (7) iş günü içinde onaylanır veya iptal edilir.
İhale yetkilisince karar iptal edilirse ihale hükümsüz sayılır.
İhale yetkilisince onaylanan ihale kararları, onaylandığı günden itibaren en geç 5 iş günü içinde, üzerine ihale yapılana veya vekiline imzası alınmak suretiyle bildirilir veya iadeli taahhütlü mektupla tebligat adresine postalanır. Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün, kararın istekliye tebliğ tarihi sayılır.
İhale kararlarının ihale yetkilisince iptal edilmesi halinde de ..durum istekliye aynı şekilde bildirilir.

İHALE KARARININ İLGİLİYE BİLDİRİLMESİNDEN SONRA HANGİ İŞLEMLER YAPILIR?

İhale konusu işlemin şartname hükümlerine uygun olarak yapılması amacıyla taraftar arasında bir sözleşme yapılır.
Taahhüdün, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak üzere sözleşme yapılmasından önce müteahhit veya müşteriden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle % 6 oranında kesin teminat alınır. Taahhüdün amaca uygun şekilde yerine getirildiği anlaşıldığı takdirde kesin teminat, sözleşme yapılması ile kesin teminat alınması zorunlu olmayan hallerde geçici teminat geri verilir.

KAPALI TEKLİF USULÜ

Kapalı teklif usulünde teklifler yazılı olarak hazırlanır. Teklif bir zarfa konur ve kapatılır.
Hazırlanan teklifler ilanda belirtilen saate kadar komisyon başkanlığına teslim edilir. Teklifler iadeli taahütlü olarak da gönderilebilir.
Teklifler isteklilerin önünde açılır.
İhale sonucu karara bağlanırken; eksiltmelerde tahmin edilen bedeli geçmemek şartıyla, isteklilerce teklif edile.n bedelin en düşüğüne ihale yapılır. Alınan kararlar komisyon başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve durum hazır bulunanlara bildirilir.


AÇIK TEKLİF USULÜ

Açık teklif usulünde; daha önce ilanda belirtilen saatte istekliler önce şartnameyi imza eder ve sıra ile tekliflerini sözlü olarak belirtirler. Teklifler tutanağa geçirilerek sahiplerince imzalanır. Daha sonra ihalenin sözleşmeye bağlanması gerekir. Sözleşmeyi kooperatif yönetim kurulu imzalayabileceği gibi görevlendireceği bir kişi de imzalayabilir.
İhale kararının yükleniciye bildirilmesini izleyen 7 gün içinde yüklenici ihale bedelinin %6 sı oranında kesin teminat ile noterlikçe tescil edilmiş sözleşmeyi kooperatife vermek zorundadır. Taahhüt, sözleşme hükümlerine göre tam olarak yerine getirildikten sonra kesin teminat iade edilir.

EMANET USULÜ

Kooperatifin yeterli işgücü, makina, araç ve taşıtlara sahip olduğu durumlarda bir takım yapım, onarım ve taşınma işleri kooperatif görevlilerinden tespit edilecek emanet komisyonları eliyle yaptırılabilir.
Emanet usulüyle yapılamayacak işler çıktığında taşaronlara yaptırılabilir. İşlerin taşarona verilmesi de açık teklif usulü ile olur.
İhale konusu olan işler bittiğinde; yapım işinin muayene ve kabul işlemleri yapılır. Bu işlemleri yönetim kurulu tarafından oluşturulacak en az üç kişilik muayene ve kabul heyeti yapar.